Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 12 декабря 2013 г. N 4209-ТЗ

Вопрос: Некоторые сотрудники организации согласно трудовым договорам выполняют работу разъездного характера. …

1. Какие существуют критерии (например, доля времени в служебных поездках в общем рабочем времени) для признания работы разъездной?

2. Какими документами работодатель может доказать контролирующим органам разъездной характер работы сотрудников?

Ответ: Федеральной службой по труду и занятости рассмотрено письмо. В пределах компетенции сообщаем следующее.

В соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, размер и порядок возмещения которых устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Законодательство не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под "разъездным характером работы". Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (статья 166 Кодекса).

В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.

Учитывая, что статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает в качестве обязательных условий для включения в трудовой договор определяющих в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), условие об установлении работнику разъездного характера работы, должно быть отражено в трудовом договоре.

Согласно статье 168.1 Кодекса перечень работ, профессий, должностей работников постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Таким образом, если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы, с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 Кодекса.

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 25 октября 2013 г. N 03-04-06/45182

Вопрос: ОАО просит дать разъяснения по поводу учета в расходах по налогу на прибыль выплаты сотрудникам по итогам служебных поездок, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Просим пояснить: относятся ли перечисленные профессии и должности к работе, которая имеет разъездной характер или осуществляется в пути, в рамках налогового учета и обязана ли организация удерживать НДФЛ с нижеперечисленных выплат при следующих обстоятельствах:

1. Перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определен приказом и положением организации, утвержденными руководителем.

2. В трудовых договорах работников указано, что их трудовая деятельность имеет разъездной характер или осуществляется в пути.

3. По указанным служебным поездкам приказ на командировку и командировочное удостоверение не оформляются, так как согласно приказу и положению данные профессии и должности имеют разъездной характер или осуществляются в пути.

4. Перечень профессий, определенный в приложении, следующий:

- Директор по производственным операциям,

- Финансовый директор,

- Главный инженер,

- Заместитель директора по производственным операциям,

- Менеджер отдела рекламы,

- Начальник отдела сервисного обслуживания,

- Инженер по сервисному обслуживанию,

- Директор по продажам,

- Руководитель обособленного подразделения,

- Руководитель группы региональных продаж,

- Руководитель отдела информационных продаж,

- Менеджер отдела продаж,

- Руководитель направления анализа спроса на продукцию.

5. Время нахождения в служебных поездках перечисленных сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути, составляет от 10% до 40% рабочего времени.

6. Расходы возмещаются:

- за найм жилого помещения,

- за проезд до места назначения и обратно,

- на питание в сумме, не превышающей 800 рублей в пределах РФ и 1500 рублей при поездках за пределы РФ?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ОАО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и налогом на прибыль организаций сумм возмещения расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В случае, если работа сотрудников организации по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то в отношении обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения указанных расходов следует учитывать, что согласно статье 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При этом Трудовой кодекс не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной.

Таким образом, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

В отношении учета указанных расходов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций следует отметить, что поскольку возмещение работникам расходов в соответствии с вышеуказанной статьей 168.1 Трудового кодекса относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Кодекса.

По вопросу о том, является ли работа сотрудников организации определенных должностей работой, имеющей разъездной характер, следует обратиться в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации.