Вопрос: ОАО (авиакомпания) с 1995 г. выполняет международные перевозки грузов на воздушных судах. ОАО взаимодействует с большим количеством организаций, зарегистрированных на территории иностранных государств.

Счета за наземное обслуживание воздушных судов, экипажей и грузов поступают в авиакомпанию по факсу либо по электронной почте. Договоры на наземное обслуживание воздушных судов и договоры на авиаперевозку грузов с заказчиками рейсов также согласовываются авиакомпанией с контрагентами с применением современных средств связи.

Документы от иностранных контрагентов часто поступают в компанию не в оригинальном виде, а по электронной почте или по факсу, а также не всегда содержат реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", такие как наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, личные подписи указанных лиц. Законом также предусмотрено, что первичные документы должны составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Правомерно ли для целей бухгалтерского учета и налога на прибыль учитывать расходы, подтвержденные документами, поступившими по электронной почте или по факсу в отсутствие оригиналов и реквизитов, предусмотренных Федеральным законом N 129-ФЗ?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО от 10 октября 2011 г. N 03-03-06/1/645

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о правомерности подтверждения расходов, произведенных на территории иностранного государства, документами, оформленными в электронном виде, и сообщает следующее.

На основании пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ (далее – Кодекс) в целях главы 25 Кодекса налогоплательщик уменьшает получен­ные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и докумен­тально подтвержденные затраты (а в случаях, пре­дусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осущест­вленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка кото­рых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными рас­ходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, ли­бо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которо­го были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающи­ми произведенные расходы (в т. ч. таможенной де­кларацией, приказом о командировке, проездны­ми документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признают­ся любые затраты при условии, что они произведе­ны для осуществления деятельности, направлен­ной на получение дохода.

Согласно пунктам 1, 2 и 7 статьи 9 Федераль­ного закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтер­ском учете” все хозяйственные операции, про­водимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержа­щейся в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации, а документы, фор­ма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, ус­тановленные пунктом 2 статьи 9 вышеуказанного Федерального закона.

Первичные и сводные учетные документы мо­гут составляться на бумажных и машинных носи­телях информации. В последнем случае организа­ция обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Отношения в области использования электрон­ных подписей при совершении гражданско-пра­вовых сделок, оказании государственных и муни­ципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

Согласно статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной элект­ронной подписью, признается электронным до­кументом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подпи­сью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нор­мативными правовыми актами установлено тре­бование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Как следует из письма, организация осуществ­ляет международные перевозки грузов авиатранс­портом, в связи с чем взаимодействует с большим количеством компаний, зарегистрированных на территории иностранных государств. Налогопла­тельщик несет расходы на оплату наземного об­служивания воздушных судов, экипажей и грузов иностранным организациям.

Учитывая изложенное, расходы, осуществлен­ные на территории иностранных государств, могут быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в данном иностранном государстве.

Если расходы осуществлены на территории Российской Федерации, они могут быть подтверж­дены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной элект­ронной подписью (электронной цифровой подпи­сью), в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ С.В. Разгулин