Штрафы за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов увеличивают в 10 раз. Поправки в статью 13.20 КоАП Госдума рассмотрит уже в третьем финальном чтении.

По проекту новые штрафы распределяются так:

·         для граждан – от 1 000 до 3 000 руб.;

·         для должностных лиц – от 3 000 до 5 000 руб.;

·         для компаний – от 5 000 до 10 000 руб.

Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель (ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Индивидуальный предприниматель отвечает за хранение документов самостоятельно (ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Требований, как организовать хранение документов, в законодательстве нет. Каждая организация или предприниматель устанавливают свой порядок. Необходимо обеспечить безопасные условия хранения документов и их защиту от изменений (письмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС от 15.08.2013 № АС-4-3/14759). Правила хранения надо прописать  во внутренних документах организации, например, в положении об архиве.

Обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

·         документы по личному составу;

·         положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс. .

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года.